Dalam artikel ini, Anda akan belajar cara menggunakan fitur kalender pemesanan di systeme.io.

Dengan fitur ini, Anda dapat menjadwalkan dan mengelola janji temu langsung dari akun systeme.io Anda, tanpa bergantung pada platform eksternal seperti Calendly atau YouCanBook.me. Ini menyederhanakan proses penjadwalan dan membantu menjaga semua aktivitas bisnis Anda tetap di satu tempat.

Mengakses Menu Kalender

Anda dapat mengakses bagian Kalender dari menu CRM di systeme.io.

Di dalam bagian kalender, Anda akan menemukan tiga tab utama:

• Acara
• Pemesanan
• Ketersediaan

Acara

Tab ini menampilkan semua acara yang telah Anda buat. Anda dapat melihatnya dan membuat yang baru.

Contoh acara: "Konsultasi Gratis" atau "Sesi Teknis".

Cara Membuat Acara

• Acara Individu: Setiap slot waktu hanya bisa dipesan oleh satu orang. Cocok untuk pelatihan 1-lawan-1, konsultasi, dan panggilan penemuan.
• Acara Grup: Beberapa orang bisa memesan slot waktu yang sama. Cocok untuk webinar langsung, lokakarya grup, dan kelas daring.

Setelah dikonfirmasi, Anda akan diarahkan ke halaman pengaturan acara, di mana Anda dapat mengonfigurasi detail acara Anda:

• Nama acara
• Nama tuan rumah
• Durasi acara
• Foto tuan rumah (secara bawaan menggunakan foto profil Anda, tetapi bisa dikustomisasi)

Pengaturan lokasi:

Anda dapat memilih antara tiga jenis lokasi:

• Pertemuan Daring
• Telepon
• Tatap Muka

• Pertemuan Daring: Pilih integrasi yang didukung (saat ini Zoom atau Google Meet) atau masukkan tautan pertemuan khusus.

Catatan:

1. Jika menggunakan Zoom atau Google Meet, pastikan integrasinya sudah dikonfigurasi sebelumnya. Untuk panduan langkah demi langkah, lihat:
• Cara mengintegrasikan Zoom dengan systeme.io
• Cara mengintegrasikan Google Meet dengan systeme.io
2. Saat membuat acara grup, Anda akan diminta menentukan jumlah maksimum peserta. Jumlah ini tidak boleh melebihi batas yang didukung oleh alat eksternal yang akan Anda gunakan untuk pertemuan.

• Telepon: Masukkan nomor telepon Anda. Pertemuan akan dilakukan melalui telepon.

• Tatap Muka: Masukkan alamat fisik dan nomor telepon.

Catatan: Anda dapat menawarkan beberapa opsi lokasi untuk satu acara (misalnya, panggilan telepon dan tatap muka). Peserta dapat memilih metode yang mereka inginkan.

• Deskripsi acara: Tambahkan deskripsi singkat tentang acara. Ini akan ditampilkan di halaman pemesanan Anda.

• Google Kalender:

Tambahkan acara ini ke Google Kalender: Aktifkan opsi ini untuk otomatis menambahkan janji temu yang dipesan ke Google Kalender Anda.

Pilih kalender: Pilih Google Kalender spesifik tempat pemesanan akan disimpan. Ini memungkinkan Anda mengatur acara di beberapa kalender, bukan hanya kalender bawaan. Cukup pilih kalender yang Anda inginkan dari menu tarik-turun.

Catatan: Pastikan integrasi sudah dikonfigurasi sebelumnya. Jika beberapa akun Google terhubung, Anda bisa memilih kalender mana yang akan digunakan.

Mengatur Ketersediaan Acara Anda

Di bagian ini, Anda dapat mengonfigurasi ketersediaan untuk acara tertentu.

1. Opsi Rentang Tanggal: Undangan dapat memesan:
   • Tanpa batas ke masa depan (1): Opsi ini memungkinkan undangan memesan acara Anda kapan saja di masa depan tanpa tanggal akhir tertentu. Cocok untuk acara berkelanjutan.
   • Beberapa hari ke depan (2): Atur jumlah hari tertentu ke depan untuk pemesanan (misalnya 30, 60, atau 90 hari dari hari ini).
   • Dalam rentang tanggal (3): Pilih tanggal mulai dan berakhir secara manual saat acara tersedia.
2. Periode Pemberitahuan Minimum (4)
   • Atur seberapa jauh sebelumnya undangan harus memesan. Misalnya, "2 jam" mengharuskan pemesanan minimal 2 jam sebelum pertemuan dimulai.
3. Batas Waktu Pembatalan (5)
   • Atur seberapa dekat dengan waktu mulai pertemuan undangan masih bisa membatalkan. "0 jam" memungkinkan pembatalan sampai pertemuan dimulai, sedangkan "24 jam" mencegah pembatalan mendadak.
4. Jam Tersedia
   • Anda dapat mengatur ketersediaan secara manual atau menggunakan pengaturan global dengan mengaktifkan opsi Gunakan ketersediaan global.

Catatan: Ketersediaan global dijelaskan di bagian terakhir artikel ini.

Pengaturan Lanjutan di Halaman Pembuatan Acara

Opsi kustomisasi tambahan meliputi:

• Penambahan waktu mulai: Atur seberapa sering slot waktu muncul (misalnya setiap 15 menit).
• Batas harian: Jumlah maksimum pemesanan per hari.
• Waktu penyangga: Waktu tambahan sebelum atau sesudah setiap pemesanan agar tidak terjadi jadwal berturut-turut.
• Tampilan zona waktu: Pilih apakah waktu janji ditampilkan dalam zona waktu tuan rumah atau tamu.

Berikut adalah pratinjau kalender untuk acara dengan dua opsi lokasi (Panggilan Telepon dan Tatap Muka), interval pemesanan 30 menit, dan ketersediaan hanya pada Selasa dan Rabu.

Catatan: Saat tamu menjadwalkan janji temu, mereka akan menerima surel konfirmasi dengan semua detail dan tautan pembatalan. Pemilik kalender juga akan menerima notifikasi surel.

Pemesanan

Tab ini memungkinkan Anda mengelola semua janji temu yang dipesan melalui kalender Anda.

Fitur utama:

• Lihat semua pemesanan Anda.
• Batalkan pemesanan dengan mengklik Batalkan pemesanan.

Kemudian klik Konfirmasi untuk memvalidasi pembatalan.

• Jadwalkan ulang pertemuan dengan mengklik Jadwalkan ulang pemesanan

Pilih tanggal dan waktu yang diinginkan untuk menjadwalkan ulang janji temu lalu klik Terapkan untuk mengonfirmasi.

• Untuk melihat detail pemesanan klik Detail pemesanan

Sebuah munculan akan muncul menampilkan semua detail pemesanan Anda. Anda juga bisa membatalkan atau menjadwalkan ulang pemesanan dari munculan ini.

Catatan: Saat janji temu dibatalkan atau dijadwalkan ulang, baik tamu maupun pemilik kalender akan menerima notifikasi surel.

Ketersediaan

Di tab ini, Anda dapat mengonfigurasi ketersediaan global untuk semua acara.

• Ketersediaan mingguan: Atur slot waktu bawaan untuk setiap hari dalam seminggu.

Anda juga dapat menentukan beberapa slot waktu pada hari yang sama jika diperlukan.

• Ketersediaan Berdasarkan Tanggal

  Gunakan fitur ini untuk menambahkan tanggal tertentu saat Anda tersedia, menggantikan jadwal mingguan Anda. Ini berguna untuk menambahkan ketersediaan ekstra pada hari yang biasanya Anda tidak tersedia atau untuk slot khusus satu kali.

  Klik + Tambah tanggal baru di bawah "Ketersediaan berdasarkan tanggal" untuk memilih tanggal dan waktu tertentu saat Anda ingin tersedia untuk pemesanan.

• Waktu Libur

  Gunakan fitur ini untuk memblokir tanggal tertentu saat Anda tidak tersedia, meskipun ketersediaan mingguan Anda menunjukkan Anda bebas. Ini berguna untuk liburan, hari besar, atau komitmen pribadi.

  Klik + Tambah tanggal baru untuk memilih tanggal yang ingin Anda tandai sebagai tidak tersedia untuk pemesanan.

Kami merekomendasikan membaca artikel "Cara menambahkan kalender systeme.io ke halaman Anda" untuk panduan menyematkan kalender Anda di sebuah halaman.