Cara menggunakan fitur kalender pemesanan di Systeme.io

Dalam artikel ini, Anda akan belajar cara menggunakan fitur kalender pemesanan di systeme.io.

Dengan fitur ini, Anda dapat menjadwalkan dan mengelola janji temu langsung dari akun systeme.io Anda, tanpa bergantung pada platform eksternal seperti Calendly atau YouCanBook.me. Ini menyederhanakan proses penjadwalan dan membantu menjaga semua aktivitas bisnis Anda tetap di satu tempat.

Mengakses Menu Kalender

Anda dapat mengakses bagian Calendar dari menu CRM di systeme.io.

Di dalam bagian kalender, Anda akan menemukan tiga tab utama:

  • Events
  • Bookings
  • Availability

Events:

Tab ini menampilkan semua event yang telah Anda buat. Anda dapat melihatnya dan membuat yang baru.

Contoh event: “Free Consultation” atau “Technical Session”.

Cara membuat event

  1. Untuk membuat event, klik Create new event di tab Events.
  2. Sebuah jendela popup akan muncul dan meminta Anda memilih event type:
  • Individual event: Setiap slot waktu hanya bisa dibooking oleh satu orang. Cocok untuk coaching 1-on-1, konsultasi, dan discovery call.
  • Group event: Beberapa orang bisa membooking slot waktu yang sama. Cocok untuk webinar live, workshop grup, dan kelas online.
  1. Pilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan Anda lalu klik Confirm untuk melanjutkan.

Setelah dikonfirmasi, Anda akan diarahkan ke halaman pengaturan event, di mana Anda dapat mengonfigurasi detail event Anda:

  • Nama event
  • Nama host
  • Durasi event
  • Foto host (secara default menggunakan foto profil Anda, tetapi bisa dikustomisasi)

Pengaturan lokasi:

Anda dapat memilih antara tiga jenis lokasi:

  • Online meeting
  • Phone
  • In person

  • Online meeting: Pilih integrasi yang didukung (saat ini Zoom atau Google Meet) atau masukkan link meeting khusus.

Catatan:

  1. Jika menggunakan Zoom atau Google Meet, pastikan integrasinya sudah dikonfigurasi sebelumnya. Untuk panduan langkah demi langkah, lihat:
  1. Saat membuat group event, Anda akan diminta menentukan jumlah maksimum peserta. Jumlah ini tidak boleh melebihi batas yang didukung oleh tool eksternal yang akan Anda gunakan untuk meeting.

  • Phone: Masukkan nomor telepon Anda. Meeting akan dilakukan melalui telepon.

  • In person: Masukkan alamat fisik dan nomor telepon.

Catatan: Anda dapat menawarkan beberapa opsi lokasi untuk satu event (misalnya, call dan in person). Peserta dapat memilih metode yang mereka inginkan.

  • Deskripsi event: Tambahkan deskripsi singkat tentang event. Ini akan ditampilkan di halaman booking Anda.

  • Google Calendar:

Tambahkan event ini ke Google Calendar: Aktifkan opsi ini untuk otomatis menambahkan janji temu yang dibooking ke Google Calendar Anda.

Pilih kalender: Pilih Google Calendar spesifik tempat booking akan disimpan. Ini memungkinkan Anda mengatur event di beberapa kalender, bukan hanya kalender default. Cukup pilih kalender yang Anda inginkan dari menu dropdown.

Catatan: Pastikan integrasi sudah dikonfigurasi sebelumnya. Jika beberapa akun Google terhubung, Anda bisa memilih kalender mana yang akan digunakan.

Mengatur ketersediaan event Anda:

Di bagian ini, Anda dapat mengonfigurasi ketersediaan untuk event tertentu.

  1. Opsi Rentang Tanggal: Undangan dapat membooking:
  • Tanpa batas ke masa depan (1): Opsi ini memungkinkan undangan membooking event Anda kapan saja di masa depan tanpa tanggal akhir tertentu. Cocok untuk event berkelanjutan.
  • Beberapa hari ke depan (2): Atur jumlah hari tertentu ke depan untuk booking (misalnya 30, 60, atau 90 hari dari hari ini).
  • Dalam rentang tanggal (3): Pilih tanggal mulai dan berakhir secara manual saat event tersedia.
  1. Periode Pemberitahuan Minimum (4)
  • Atur seberapa jauh sebelumnya undangan harus membooking. Misalnya, "2 jam" mengharuskan booking minimal 2 jam sebelum meeting dimulai.
  1. Batas Waktu Pembatalan (5)
  • Atur seberapa dekat dengan waktu mulai meeting undangan masih bisa membatalkan. "0 jam" memungkinkan pembatalan sampai meeting dimulai, sedangkan "24 jam" mencegah pembatalan mendadak.
  1. Jam Tersedia
  • Anda dapat mengatur ketersediaan secara manual atau menggunakan pengaturan global dengan mengaktifkan opsi Use global availability.

Catatan: Ketersediaan global dijelaskan di bagian terakhir artikel ini.

Pengaturan lanjutan di halaman pembuatan event:

Opsi kustomisasi tambahan meliputi:

  • Start time increments: Atur seberapa sering slot waktu muncul (misalnya setiap 15 menit).
  • Daily limit: Jumlah maksimum booking per hari.
  • Buffer time: Waktu tambahan sebelum atau sesudah setiap booking agar tidak terjadi jadwal berturut-turut.
  • Time zone display: Pilih apakah waktu janji ditampilkan dalam zona waktu host atau tamu.

Berikut adalah pratinjau kalender untuk event dengan dua opsi lokasi (Call dan In person), interval booking 30 menit, dan ketersediaan hanya pada Selasa dan Rabu.

Catatan: Saat tamu menjadwalkan janji temu, mereka akan menerima email konfirmasi dengan semua detail dan link pembatalan. Pemilik kalender juga akan menerima notifikasi email.

Bookings:

Tab ini memungkinkan Anda mengelola semua janji temu yang dibooking melalui kalender Anda.

Fitur utama:

  • Lihat semua booking Anda.
  • Batalkan booking dengan mengklik Cancel booking.

Kemudian klik Confirm untuk memvalidasi pembatalan.

  • Jadwalkan ulang meeting dengan mengklik Reschedule booking

Pilih tanggal dan waktu yang diinginkan untuk menjadwalkan ulang janji temu lalu klik Apply untuk mengonfirmasi.

  • Untuk melihat detail booking klik Booking details

Sebuah popup akan muncul menampilkan semua detail booking Anda. Anda juga bisa membatalkan atau menjadwalkan ulang booking dari popup ini.

Catatan: Saat janji temu dibatalkan atau dijadwalkan ulang, baik tamu maupun pemilik kalender akan menerima notifikasi email.

Availability:

Di tab ini, Anda dapat mengonfigurasi ketersediaan global untuk semua event.

  • Weekly availability: Atur slot waktu default untuk setiap hari dalam seminggu.

Anda juga dapat menentukan beberapa slot waktu pada hari yang sama jika diperlukan.

  • Ketersediaan Berdasarkan Tanggal

    Gunakan fitur ini untuk menambahkan tanggal tertentu saat Anda tersedia, menggantikan jadwal mingguan Anda. Ini berguna untuk menambahkan ketersediaan ekstra pada hari yang biasanya Anda tidak tersedia atau untuk slot khusus satu kali.

    Klik + Add a new date di bawah "Date-specific availability" untuk memilih tanggal dan waktu tertentu saat Anda ingin tersedia untuk booking.

  • Time-Off

    Gunakan fitur ini untuk memblokir tanggal tertentu saat Anda tidak tersedia, meskipun ketersediaan mingguan Anda menunjukkan Anda bebas. Ini berguna untuk liburan, hari besar, atau komitmen pribadi.

    Klik + Add a new date untuk memilih tanggal yang ingin Anda tandai sebagai tidak tersedia untuk booking.

Kami merekomendasikan membaca artikel "Cara menambahkan kalender systeme.io ke halaman Anda" untuk panduan menyematkan kalender Anda di sebuah halaman.

Apakah ini menjawab pertanyaan Anda? Terima kasih atas masukannya Terjadi masalah saat mengirimkan masukan Anda. Silakan coba lagi nanti.