Banyak penyedia keamanan siber, terutama yang berfokus pada perlindungan email, kini menggunakan kecerdasan buatan untuk menganalisis perilaku email. Teknologi ini secara bersamaan memeriksa banyak aspek sebuah pesan: identitas pengirim, struktur dan nada konten, serta keberadaan dan sifat lampiran, tautan, dan gambar. Jika sebuah email menunjukkan tanda-tanda mencurigakan atau berbahaya, email tersebut otomatis difilter dan diblokir, sehingga tidak pernah sampai ke kotak masuk pengguna.

Mari kita lihat bagaimana Anda dapat mencegah email Anda ditolak.

Elemen pertama yang perlu diperhatikan adalah catatan teknis Anda.

1. Catatan DMARC/SPF/DKIM

DMARC, SPF, dan DKIM sangat penting untuk keterkiriman email, dan mereka secara langsung memengaruhi bagaimana filter spam memeriksa email Anda.

a. SPF (Sender Policy Framework)

Peran: Menentukan server mana yang diberi wewenang untuk mengirim email atas nama domain Anda.

Dampak pada keterkiriman:

• Jika SPF gagal → risiko tinggi ditolak atau ditandai sebagai spam.
• Gmail, Outlook, Yahoo, dan lainnya menggunakan hasil SPF untuk menghitung skor spam mereka.

b. DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Peran: Tanda tangan kriptografis yang menjamin konten tidak diubah setelah dikirim.

Dampak pada keterkiriman:

• Tanpa DKIM, penyedia email modern menganggap email sebagai "kurang dapat dipercaya."
• Tanda tangan DKIM yang valid meningkatkan skor anti-spam dan membangun kepercayaan pada domain.

c. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

Peran: Memberi instruksi kepada server penerima tentang apa yang harus dilakukan jika SPF dan/atau DKIM gagal.

Dampak pada keterkiriman:

• Tanpa DMARC, sebuah domain rentan terhadap pemalsuan identitas → filter mungkin menjadi lebih curiga.
• Dengan DMARC yang dikonfigurasi dengan benar, Anda memiliki peluang lebih baik untuk melewati pemeriksaan penjajaran.

Dampak pada penyaringan spam

Filter seperti Gmail atau Microsoft menggabungkan otentikasi, reputasi, dan konten. Akibatnya:

• Jika SPF/DKIM gagal dan DMARC ketat → kemungkinan penolakan langsung.
• Jika SPF/DKIM lulus tetapi DMARC tidak ada → penyaringan konten yang lebih ketat dan peluang lebih tinggi masuk ke folder "Promotions" atau "Spam".

Singkatnya:

• SPF = siapa yang diizinkan mengirim.
• DKIM = email tidak diubah.

• DMARC = apa yang harus dilakukan jika otentikasi gagal + perlindungan terhadap pemalsuan identitas.

  → Bersama-sama, ketiganya bertindak sebagai "paspor" teknis Anda untuk melewati filter sebelum konten Anda dianalisis.

*strl: strict

Oleh karena itu sangat penting untuk memiliki nama domain yang dikonfigurasi dengan benar dengan semua catatan teknis yang dibutuhkan.

Setelah langkah ini selesai, kita dapat melanjutkan ke poin kedua, yang langsung berkaitan dengan kualitas dan isi email Anda.

2. Konten

Untuk memastikan keterkiriman yang baik, filter spam memindai konten email Anda kata demi kata, gambar demi gambar, dan tautan demi tautan.

Ada beberapa jebakan yang perlu Anda hindari. Mari kita lihat beberapa poin dasar.

2.1 Alamat email pengirim

Untuk keterkiriman yang baik, alamat email pengirim sama pentingnya dengan isi.

Filter spam menganalisis baik domain maupun format alamat tersebut.

Email dari pengirim atau domain yang dianggap tidak dapat dipercaya atau terkait dengan spam akan otomatis difilter atau ditolak.

a. Gunakan domain kustom yang diautentikasi

Kami sangat menyarankan untuk tidak menggunakan alamat email gratis (seperti @hotmail.com) untuk pengiriman massal. Alamat-alamat ini umumnya dipandang buruk dalam pemasaran email, dan dalam beberapa kasus, kebijakan keamanan seperti DMARC dapat memblokir pesan Anda.

Sebagai gantinya, gunakan domain kustom milik Anda sendiri (misalnya, @company.com) dengan catatan SPF, DKIM, dan DMARC yang dikonfigurasi dengan benar.

Juga, hindari menggunakan subdomain yang mencurigakan atau baru dibuat (seperti promo2025-mysite.com), karena biasanya dianggap tidak dapat dipercaya dan dapat dengan cepat masuk daftar hitam.

b. Alamat no-reply@

Hindari menggunakan alamat no-reply@. Alamat ini memblokir balasan dan membatasi interaksi dengan penerima Anda, yang mengurangi keterlibatan dan akhirnya merugikan reputasi pengirim Anda.

Pilih alamat yang ramah dan mengundang komunikasi, seperti:

• contact@company.com
• firstname@company.com
• support@company.com

Pastikan ada konsistensi antara nama pengirim dan alamat email yang digunakan. Kecocokan ini penting untuk membangun kepercayaan baik bagi penerima maupun filter spam.

• Contoh buruk: Nama = "Customer Service X", Email = promo@otherdomain.com
• Contoh baik: Nama = "Customer Service X", Email = support@company.com

c. Pisahkan jenis pengiriman Anda

Penting untuk menggunakan alamat dan subdomain terpisah untuk jenis email yang berbeda untuk melindungi dan mempertahankan reputasi pengirim. Misalnya:

• Transaksional: invoices@mycompany.com
• Pemasaran: newsletter@mycompany.com
• Dukungan: support@mycompany.com

Pemisahan ini memastikan bahwa masalah pada satu jenis email tidak akan mempengaruhi keterkiriman jenis lainnya.

d. Reputasi dan usia domain

Filter spam sering menguji domain dan alamat email yang baru dibuat dengan sangat hati-hati.

Itulah mengapa Anda harus menghindari mengirim volume besar email segera setelah membuat nama domain. Pemanasan domain secara bertahap (domain warm-up) adalah sangat wajib.

2.2 Baris subjek email

Untuk keterkiriman yang baik, baris subjek email diawasi ketat oleh filter spam, dan pilihan tertentu dapat merusak skor Anda secara signifikan.

Berikut adalah hal yang harus Anda hindari sama sekali:

a. Kata dan frasa pemicu spam

Kata atau frasa tertentu dapat Meningkatkan risiko email Anda ditandai sebagai spam:

• Kata mencurigakan: gratis, hadiah, mendesak, 100% dijamin, pemenang, penawaran khusus, promosi, tunai, penghasilan, kripto, dll.
• Varian tertutup: FR€€, Fr33, $$$, yang mudah terdeteksi oleh filter.
• Frasa yang terlalu agresif: "Jangan lewatkan," "Kesempatan terakhir," "Bertindak sekarang."

Tujuannya adalah menulis email yang jelas dan menarik tanpa memicu filter spam.

Tanda baca dan simbol berlebihan

Penyedia layanan internet cenderung menolak email dengan karakter khusus di baris subjek. Sangat disarankan untuk menghindarinya kapan pun memungkinkan.

Jika Anda masih ingin menggunakannya, perhatikan hal-hal berikut:

• Tanda seru atau tanya yang diulang: !!!, ??, ?!?
• Simbol yang tidak perlu atau berlebihan: $, %, ♥, ✔, 🔥 (beberapa masih boleh; terlalu banyak akan memicu filter spam).
• Emoji: hindari penggunaan berlebihan di badan email.
• Huruf kapital penuh: batasi penggunaannya, karena filter sering menganggapnya agresif atau menyesatkan.

Idenya adalah mempertahankan keterbacaan dan kepercayaan sambil menghindari pemicu filter spam.

b. Huruf kapital

Menulis seluruh baris subjek dengan HURUF BESAR dianggap agresif.

Memakai kapital pada 1 atau 2 kata kunci dapat diterima, tetapi lebih dari itu dapat dipandang buruk oleh filter spam.

c. Judul jebakan klik

Janji yang tidak realistis (mis., "Dapatkan Rp14.000.000 dalam seminggu" atau "Turun 9 kg dalam 3 hari") sering ditandai sebagai menipu oleh filter spam. Setiap pesan yang tampak "terlalu bagus untuk menjadi kenyataan" berisiko meningkatkan skor spam Anda secara signifikan dan merusak keterkiriman Anda.

Jangan gunakan baris subjek yang menyesatkan atau "jebakan klik". Menjanjikan konten yang sebenarnya tidak ada dalam email, atau melebih-lebihkan dengan sengaja, membuat penerima frustrasi. Akibatnya, lebih banyak orang akan mengeklik "Tandai sebagai spam."

Contoh yang tidak boleh dilakukan: menggunakan "Faktur Anda sudah siap" sebagai subjek saat email sebenarnya hanya promosi.

Sebagai tindakan pencegahan, filter internal kami mencegah Anda mengirim email dengan baris subjek yang menyesatkan. Ini membantu melindungi reputasi pengirim Anda dan mengurangi risiko keluhan "spam".

Rekomendasi kami:

• Selalu jelas, tepat, dan transparan dalam email Anda.
• Jalankan uji A/B secara berkala untuk mengidentifikasi apa yang paling efektif sambil mempertahankan reputasi pengirim Anda.

2.3 Nama pengirim

Nama pengirim memainkan peran besar dalam keterkiriman, tidak hanya untuk melewati filter spam tetapi juga untuk mendorong penerima membuka email.

Berikut beberapa praktik terbaik untuk mengoptimalkannya:

a. Konsistensi dan pengenalan

Selalu gunakan nama pengirim yang sama untuk membangun dan mempertahankan reputasi Anda.

Nama tersebut harus mudah dikenali oleh penerima: hindari mengganti-ganti nama pengirim secara konstan (mis., berganti antara "Customer Support," "Newsletter," dan "Promo Team"), karena ini dapat menyebabkan kebingungan dan merusak tingkat pembukaan email Anda.

b. Hindari kata-kata spam

Perlu berhati-hati dengan gaya dan isi nama pengirim. Hindari menggunakan huruf kapital semua seperti "FLASH SALE !!!", simbol ($, ♥, !!!), dan kata-kata mencurigakan seperti pemenang, gratis, atau mendesak. Beberapa penyedia, seperti Google, sangat sensitif terhadap karakter khusus di nama pengirim. Perlu diingat bahwa filter spam juga menganalisis bidang ini, bukan hanya baris subjek.

Menyelaraskan nama pengirim dan alamat email

Menyelaraskan nama pengirim dengan alamat email pengirim sangat penting untuk membangun kepercayaan dan menghindari kecurigaan:

• Contoh baik: Nama = Julie dari StoreX, Email = julie@storex.com

Jika nama tidak cocok dengan domain atau bisnis, hal itu dapat menimbulkan kecurigaan baik di antara penerima maupun filter spam.

Tips keterkiriman:

• Kotak masuk menganalisis reputasi gabungan dari "Nama Pengirim + Alamat Email".
• Setelah Anda mencapai tingkat pembukaan yang baik dengan nama pengirim tertentu → berhenti mengubahnya.

2.4 Isi email (teks, tautan, dan gambar)

Sebelum bekerja pada konten itu sendiri, penting untuk memperhatikan ukuran email Anda. Melewati batas tertentu, email dapat otomatis ditolak oleh server atau ditandai mencurigakan oleh filter spam.

a. Ukuran email

Ukuran pesan memengaruhi kecepatan pengiriman dan waktu pemuatan. Email HTML biasanya antara 30 hingga 60 KB. Di atas 100 KB, dianggap terlalu berat, dan ada risiko penolakan.

b. Gambar

Dalam hal keterkiriman, gambar di badan email bisa menjadi aset... atau tanda bahaya, tergantung bagaimana penggunaannya.

Untuk tetap aman, ikuti praktik terbaik ini:

• Hindari email yang 100% gambar atau memiliki teks sangat sedikit. Filter spam menganggap jenis pesan ini khas kampanye penipuan. Usahakan rasio teks-ke-gambar minimal 60% teks dan 40% gambar.
• Pilih dengan hati-hati tempat Anda meng-host gambar. Gunakan host yang andal dan bereputasi untuk pengiriman dan pelacakan email. Hindari host gratis atau yang tidak dikenal (seperti Imgur atau host gambar sementara), karena kemungkinan besar masuk daftar hitam.

c. Ukuran file dan dimensi

Setiap gambar yang Anda tambahkan meningkatkan "berat" keseluruhan email dan dapat memengaruhi keterkiriman. Untuk performa optimal dan waktu pemuatan cepat, kami merekomendasikan menjaga total ukuran email Anda di bawah 100 KB.

Beberapa tips tambahan:

• Lebar maksimal yang disarankan untuk email pemasaran adalah 600 hingga 650 piksel, yang kompatibel dengan sebagian besar klien email.
• Kompres gambar Anda sebelum mengirim untuk mengurangi ukuran file tanpa mengorbankan kualitas visual.

Saat menggunakan gambar dalam email Anda, pilih format yang tepat untuk tiap kegunaan:

• JPEG: ideal untuk foto.
• PNG: sempurna untuk grafik dan logo dengan latar transparan.
• GIF Animasi: dapat diterima, tetapi sering berat. Pastikan untuk mengompresnya dan gunakan secukupnya.

Hindari menyembunyikan teks di dalam gambar. Filter spam dapat mendeteksi taktik ini dan mungkin mengklasifikasikan email Anda sebagai spam.

d. Rasio tautan terhadap teks

Anda juga harus memperhatikan tautan yang Anda sertakan dalam email. Filter spam tidak hanya melihat jumlah total tautan; mereka mengevaluasi kepadatan tautan dibandingkan dengan teks. Misalnya, email tiga baris yang sangat pendek yang berisi empat tautan akan terlihat sangat mencurigakan.

Untuk email pemasaran standar, kami merekomendasikan membatasi jumlah tautan hingga 1-3. Misalnya: satu CTA utama (ajakan bertindak), satu tautan ke situs web Anda, dan satu tautan berhenti berlangganan.

e. Kualitas tautan

Hindari menggunakan pemendek URL (seperti bit.ly, tinyurl, dll.), karena sering dikaitkan dengan phishing. Gunakan tautan dengan domain kustom Anda (mis., https://yourdomain.com/...) atau subdomain pelacakan yang diautentikasi untuk membangun kepercayaan dan meningkatkan keterkiriman.

f. Pengulangan tautan

Boleh mengulangi tautan beberapa kali dalam email (misalnya, CTA di atas dan bawah), tetapi jangan berlebihan. Mengulang tautan lebih dari 3 kali dalam email singkat dapat terlihat mencurigakan.

g. Jenis tautan

Menyertakan terlalu banyak tautan yang mengarah ke berbagai domain eksternal dapat menimbulkan kecurigaan, terutama jika beberapa domain tersebut memiliki reputasi buruk.

Perlu diingat bahwa filter spam mengevaluasi tautan ke gambar yang dihosting secara eksternal dengan cara yang sama seperti tautan biasa.

2.5 Lampiran

Dalam hal keterkiriman, lampiran adalah ladang ranjau: mereka dapat dengan mudah meningkatkan skor spam Anda atau menyebabkan penolakan langsung oleh filter.

Email dapat ditolak jika lampiran berisi malware, ransomware, atau konten mencurigakan apa pun (file ZIP, PDF, dokumen Office, dll.). Tautan yang disematkan juga dapat diblokir jika mengarah ke situs berbahaya, terutama melalui analisis pada saat klik.

Berikut beberapa praktik terbaik untuk menghindari pemblokiran:

a. Ukuran file maksimum

• Idealnya: < 5 MB per email (lampiran + badan email digabung).
• Banyak server memfilter atau memblokir email yang lebih besar dari 10 MB.

Semakin berat email, semakin lambat dikirim, dan semakin menarik perhatian filter.

Pertimbangkan berbagai format file dan dampaknya:

• Format "aman": .pdf, .jpg, .png, .txt.
• Format berisiko tinggi (sering diblokir): .exe, .bat, .js, .scr, dan file .zip yang berisi executable, makro, atau skrip.
• .docx dan .xlsx biasanya lolos, tetapi berhati-hatilah dengan makro yang diaktifkan: beberapa filter menolaknya sebagai tindakan pencegahan.

Oleh karena itu sangat penting untuk memverifikasi bahwa file Anda tidak mengandung perangkat lunak berbahaya sebelum mengirimnya. Anda dapat, misalnya, memindainya melalui alat online khusus untuk mendeteksi virus, malware, atau ransomware.

Menerapkan rekomendasi ini sangat penting untuk menjamin keterkiriman email yang baik. Dengan mengikuti aturan ini, Anda meningkatkan peluang pesan Anda mendarat dengan aman di kotak masuk dan membantu mempertahankan kualitas keseluruhan infrastruktur pengiriman Anda.