Cara meningkatkan deliverability email saya (tips lanjutan)

Dalam artikel ini, kami membagikan beberapa tips lanjutan untuk meningkatkan deliverability email Anda serta beberapa aturan yang perlu Anda ikuti agar deliverability tetap optimal.

Tips ini ditujukan bagi Anda yang sudah familiar dengan konsep deliverability. Jika Anda mencari tips deliverability dasar, klik di sini.

Salah satu tantangan kami adalah memastikan kami menawarkan deliverability email terbaik bagi pengguna kami, dan hal ini melibatkan pemantauan ketat terhadap email keluar dari platform kami.

Menjaga reputasi domain dan alamat IP kami merupakan hal yang sangat penting untuk menyediakan autoresponder yang efisien. Untuk memastikan hal ini, selain memiliki tim khusus yang memantau infrastruktur kami 7 hari seminggu, kami juga menetapkan serangkaian aturan penting.

Sangat penting untuk memperhatikan poin krusial ini: deliverability email Anda sangat bergantung pada praktik yang Anda terapkan.

Anda wajib mengukur statistik deliverability email Anda.

Dari sisi praktik, kami menyarankan Anda untuk melakukan 5 hal berikut:

1. Gunakan nama domain yang dipersonalisasi dan terautentikasi,

2. Secara rutin membersihkan daftar kontak Anda dari kontak berstatus bounced, yang berhenti berlangganan, dan terutama mereka yang sudah tidak membuka email Anda.

3. Kirim email hanya kepada orang-orang yang telah memberikan persetujuan.

4. Pahami indikator email di systeme.io.

5. Analisis statistik Anda.

1. Gunakan nama domain yang dipersonalisasi dan terautentikasi

Banyak server penerima memfilter email berdasarkan aliran masuk dengan menerapkan filter spam. Untuk menghindari hal ini, langkah pertama adalah menggunakan alamat email dengan nama domain yang dipersonalisasi dan mengautentikasinya melalui layanan kami.

Dengan demikian, Anda akan mendapatkan kredibilitas di mata kontak Anda, dan dari sisi teknis, server penerima email akan mempertimbangkan reputasi domain Anda.

Untuk mengautentikasi nama domain Anda, silakan ikuti prosedur yang dijelaskan dalam artikel tersebut, lalu hubungi Support untuk verifikasi.

2. Bersihkan daftar kontak Anda secara rutin

Penting untuk memiliki database kontak yang sehat. Untuk itu, sangat penting untuk memantaunya dengan cermat.

Anda dapat mengimpor daftar kontak ke systeme.io dengan mengikuti prosedur berikut.

Namun, perlu diperhatikan bahwa persetujuan eksplisit dari semua kontak tersebut merupakan syarat sebelum mengimpornya ke systeme.io.

Kontak yang diimpor harus mengetahui bahwa mereka berada dalam daftar email Anda dan jenis konten apa yang akan Anda kirimkan. Tujuannya adalah untuk meminimalkan kemungkinan email Anda ditandai sebagai tidak diinginkan.

Oleh karena itu, kami tidak mengizinkan penggunaan alamat email yang dibeli atau ditemukan di internet (yellow pages, profil publik di media sosial, dan sebagainya).

Systeme.io berhak untuk menangguhkan fitur email serta memblokir akun pengguna yang melakukan perilaku apa pun yang dapat merugikan efisiensi layanan.

Sangat penting juga untuk membersihkan daftar kontak Anda dari semua alamat email yang tidak aktif atau palsu sebelum mengimpornya ke akun systeme.io Anda.

Mengirim email ke penerima yang tidak ada akan menurunkan tingkat deliverability dan juga dapat merusak reputasi nama domain Anda.

Database kontak Anda mungkin berisi alamat email yang tidak aktif atau berhenti berlangganan, yang dapat secara langsung memengaruhi deliverability.

Penyedia email menganalisis data kampanye Anda dan memberikan penalti ketika email Anda tidak dibuka. Oleh karena itu, sangat penting untuk menghapus semua kontak yang tidak aktif atau berhenti berlangganan.

Terakhir, setelah Anda mengimpor daftar kontak dan mulai mengirim email, pastikan Anda membersihkannya secara rutin.

Kami menyarankan Anda untuk membersihkannya setidaknya sebulan sekali, agar hanya menyisakan kontak yang responsif dan membuka email Anda.

2.1 Hapus alamat email yang tidak ada

Ada 2 jenis alamat email yang tidak ada:

• Alamat email lama milik pelanggan yang mungkin sudah ditutup atau dihapus
• Alamat email yang salah eja, yang saat ini dihapus secara otomatis oleh sistem kami

Di systeme.io, berkat filter yang tersedia di daftar kontak Anda, Anda dapat mendapatkan daftar kontak berstatus “Bounced” hanya dengan satu klik.

Silakan ikuti prosedur yang dijelaskan dalam artikel ini.

2.2 Hapus alamat email yang tidak aktif

Kontak yang tidak aktif menyebabkan open rate Anda menurun, yang secara langsung berdampak pada reputasi Anda di mata penyedia email.

Beberapa alamat menjadi tidak aktif karena beberapa alasan:

• Email Anda masuk ke spam dan tidak lagi dilihat oleh pelanggan
• Pelanggan tidak lagi tertarik dengan aktivitas/layanan yang Anda tawarkan
• Pelanggan menerima terlalu banyak email dan tidak membuka semuanya

Untuk mengelola alamat yang tidak aktif ini, Anda perlu terlebih dahulu mengelompokkannya ke dalam daftar baru dengan menambahkan TAG.

Anda memiliki 2 opsi:

• Melakukan kampanye re-engagement khusus: Jika Anda memilih opsi ini, kami menyarankan hanya melakukannya jika daftar Anda sudah tersegmentasi. Jika tidak, praktik ini tidak direkomendasikan.
• Menghapus alamat-alamat tersebut secara permanen: Jika Anda memutuskan untuk menghapus kontak-kontak ini dari daftar, Anda dapat menggunakan filter yang tersedia di systeme.io untuk menghapus kontak berdasarkan rentang waktu yang Anda tentukan. Silakan ikuti prosedur yang dijelaskan dalam artikel ini.

2.3 Terapkan double opt-in

Apa itu double opt-in?

Ketika kontak Anda mendaftar melalui halaman pendaftaran double opt-in, mereka akan menerima email yang berisi tautan untuk mengonfirmasi pendaftaran mereka.

Jika kontak tersebut tidak mengklik tautan konfirmasi dalam waktu 24 jam setelah mendaftar, mereka akan secara otomatis dihapus dari daftar kontak Anda.

Ada beberapa keuntungan dari penerapan double opt-in:

- Hal ini mendorong pendaftaran kontak dengan alamat email yang valid dan mencegah bot tetap berada di daftar kontak Anda karena mereka tidak dapat memvalidasi pendaftaran.

- Hal ini juga memungkinkan konfirmasi ganda atas persetujuan untuk menerima email dari Anda.

Opsi ini tersedia di systeme.io: Cara mengatur double opt-in

3. Ikuti praktik email yang baik

Mengirim email kepada kontak Anda adalah cara yang sangat baik untuk tetap terhubung dan tidak dilupakan, tetapi hal ini harus dilakukan dengan benar.

3.1 Kirim email yang tertarget

Dalam sebuah kampanye email marketing, mengenal target audiens Anda adalah hal yang sangat penting. Ini memungkinkan Anda hanya menghubungi orang-orang yang benar-benar tertarik dengan konten atau penawaran Anda.

Penargetan yang baik berarti memastikan bahwa kontak dalam daftar Anda memang tertarik dengan apa yang Anda tawarkan, sehingga mereka lebih mungkin membuka dan membaca email Anda.

Jika Anda mengirim kampanye ke semua kontak tanpa personalisasi apa pun, Anda berisiko mendapatkan open rate yang buruk. Selalu ingat bahwa tidak semua kontak Anda tertarik pada hal yang sama. Jika Anda terus-menerus mengirimkan konten yang tidak sesuai dengan minat mereka, mereka dapat berhenti membuka email Anda, berhenti berlangganan, atau menandai email Anda sebagai spam.

Untuk menjaga minat mereka, Anda perlu melakukan segmentasi kontak berdasarkan preferensi mereka agar dapat membagikan konten dengan lebih tepat sasaran. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan TAG.

Terakhir, jangan pernah mengirim email kepada kontak yang tidak memberikan izin kepada Anda. Hal ini akan merusak statistik Anda.

Selain itu, membeli daftar kontak sangat dilarang.

3.2 Perhatikan subjek email Anda

Baris subjek email adalah jendela pertama dari pesan Anda, sekaligus dari bisnis Anda.

Ini adalah kesan pertama yang akan dimiliki prospek terhadap pesan Anda. Melalui judul inilah kontak Anda akan memutuskan apakah mereka akan membuka email Anda atau tidak. Mengoptimalkannya secara langsung akan memengaruhi open rate email Anda.

Ada beberapa praktik baik yang perlu diikuti:

• Jangan biarkan subjek kosong
• Hindari kata-kata mengejutkan, kontroversial, dan penggunaan huruf kapital
• Batasi penggunaan karakter khusus seperti tanda seru dan tanda tanya

Baris subjek harus menunjukkan bahwa Anda berusaha memberikan nilai kepada penerima. Untuk membangkitkan rasa ingin tahu penerima, menambahkan elemen personalisasi pada subjek email dapat membantu meningkatkan open rate.

Harap diperhatikan bahwa karena adanya pembatasan yang diterapkan pada beberapa server, filter kontrol kini menjadi lebih ketat terkait konsistensi antara nama pengirim email, judulnya, dan isinya.

Kami meminta Anda untuk lebih waspada terhadap keselarasan antara ketiga elemen tersebut.

Jika Anda menawarkan urutan email yang sudah ditulis sebelumnya kepada afiliasi/pelanggan Anda, sangat penting untuk memberi tahu mereka agar menyesuaikan email tersebut dengan konsistensi antara ketiga elemen ini.

Jika dalam kondisi lain Anda menggunakan email yang telah ditulis sebelumnya sebagai bagian dari promosi produk, penting juga untuk mematuhi aturan yang sama.

Selain itu, dan demi kepatuhan terhadap aturan dasar, dilarang menggunakan identitas orang atau perusahaan pihak ketiga.

Disarankan untuk hanya menggunakan satu nama pengirim per akun/alamat email. Oleh karena itu, nama seperti “bank Anda”, “bagian akuntansi”, dan sejenisnya dilarang dan dapat diblokir oleh tim systeme.io.

Contoh email yang buruk:

Judul tersebut, meskipun menarik, tidak mencerminkan isi email. Orang yang tidak memahami nuansanya dapat salah mengira bahwa email tersebut berasal dari bank mereka atau bahwa email tersebut adalah penipuan.

Nama pengirim juga tidak tepat, karena Anda bukanlah sebuah bank.

Terakhir, sesuai dengan pembatasan yang diberlakukan oleh “Gmail”, kami meminta Anda untuk tidak menggunakan pemendek tautan dalam email Anda (Bitly, TinyURL, dan sebagainya).

Kami juga menyarankan Anda untuk menggunakan tautan ke file yang dapat diunduh daripada melampirkannya sebagai attachment.

Langkah-langkah ini diterapkan untuk meningkatkan deliverability email bagi semua pengguna systeme.io dan untuk menjaga reputasi alamat IP kami.

Jika aturan-aturan penting ini tidak dipatuhi, demi alasan keamanan, kami akan terpaksa menangguhkan pengiriman email dari akun yang tidak mematuhinya.

3.3 Waspadai “kata-kata spam”

Deteksi spam oleh kecerdasan buatan telah berkembang pesat. Saat ini, alat deteksi tidak hanya bergantung pada keberadaan sebuah kata, tetapi juga pada:

• Konteks email
• Jumlah kemunculan kata tersebut
• Posisi kata di dalam email
• Ejaan kata tersebut

Untuk menentukan ke folder mana sebuah email akan masuk (Kotak Utama, Promosi, Spam, dll.), penyedia email memindai seluruh isi email.

“Kata-kata spam” adalah kata-kata yang harus dihindari karena dapat menyebabkan pesan Anda masuk ke folder spam/junk. Oleh karena itu, sangat penting untuk memberikan perhatian khusus terhadap hal ini.

3.4 Permudah proses berhenti berlangganan

Ketika pengguna menerima email yang tidak mereka inginkan, mereka akan dihadapkan pada 3 pilihan:

• Berhenti berlangganan
• Berhenti membuka email
• Melaporkan email sebagai spam

Sering dilaporkan sebagai spam akan berdampak sangat buruk pada deliverability Anda dan bahkan dapat membuat Anda masuk daftar hitam penyedia email. Jika pengguna hanya berhenti membuka email Anda, deliverability Anda juga akan menurun dan rasio klik akan turun.

Oleh karena itu, berhenti berlangganan adalah opsi terbaik.

Tidak ada solusi instan untuk meningkatkan deliverability. Anda hanya perlu disiplin, mematuhi aturan dasar, dan selalu ingat bahwa statistik Anda akan selalu bergantung pada praktik yang Anda lakukan.

3.5 Tandatangani email Anda

Selain itu, penting agar identitas Anda dapat dikenali di dalam email (hal ini, misalnya, wajib jika Anda mengirim email ke server di Jerman).

Oleh karena itu, penting untuk menambahkan di bagian footer email Anda:

- Nama Anda, nama merek, dan informasi kontak.

- Jika Anda adalah sebuah perusahaan, cantumkan nama perusahaan dan tautan ke situs web Anda.

Terakhir, sangat disarankan agar semua tautan dalam email, serta nama domain pengirim, mengarah ke domain yang sama (dan dapat diakses).

4. Memahami indikator pada email Anda

Di systeme.io, pengguna dibagi ke dalam beberapa pool, dan setiap pool menggunakan kumpulan alamat IP yang berbeda.

Reputasi alamat IP ini merupakan salah satu faktor terpenting dalam memastikan deliverability email. Oleh karena itu, sangat penting untuk menjaga statistik yang baik agar tetap berada di pool terbaik.

Kami menempatkan pengguna ke dalam pool berdasarkan kinerja metrik tertentu, terutama untuk menjaga reputasi alamat IP tersebut.

Green pool: statistik sangat baik

Yellow pool: statistik rata-rata

Red pool: statistik buruk

Quarantine pool: untuk pengguna baru dengan statistik buruk

Gray pool: pengguna baru — akan dipindahkan ke salah satu dari empat pool di atas setelah mengirim setidaknya 500 email

4.1 Aturan:

• Pengguna dialokasikan ke grup yang berbeda setiap pagi
• Pengguna harus menggunakan systeme.io setidaknya selama 16 hari untuk ditempatkan di pool selain pool pengguna baru
• Pengguna hanya dapat dipindahkan dari satu pool ke pool lain setelah berada di pool saat ini selama minimal 14 hari
• Pengguna hanya dapat dipindahkan setelah mengirim sejumlah email tertentu di pool saat ini:

NEW USER (Abu-abu) → 500,

QUARANTINE → 1000,

LOW RISK (Hijau) → 5000,

MODERATE RISK (Kuning) → 5000,

HIGH RISK (Merah) → 5000,

Catatan: Kami memeriksa email yang dikirim sejak tanggal terakhir perubahan pool hingga 5 hari sebelumnya. Kami membutuhkan 5 hari tersebut untuk mengumpulkan statistik deliverability email, seperti:

• Rasio bounce
• Laporan spam
• Open rate
• dll.

Ada 3 statistik utama yang perlu dipantau:

• Rasio bounce: Persentase email yang ditolak oleh server penerima dibandingkan dengan jumlah email yang dikirim

  Penolakan ini dapat disebabkan oleh berbagai alasan (alamat email palsu, alamat email dinonaktifkan, domain masuk daftar hitam, gangguan pada server penerima, dll.).

• Laporan spam: Jumlah kontak yang secara manual melaporkan email Anda sebagai spam, serta persentasenya dibandingkan dengan jumlah email yang dibuka
• Jumlah email yang dibuka: Jumlah pembukaan email serta persentasenya dibandingkan dengan jumlah email yang dikirim

4.2 Ambang batas:

Berikut adalah ambang batas untuk memindahkan pengguna dari satu pool ke pool lainnya.

Risiko tinggi:

OPEN RATE < 10%

0,4% < LAPORAN SPAM < 1% (minimal 6 laporan spam)

1,8% < RASIO BOUNCE > 5% (minimal 30 email bounce)

Risiko sedang:

10% < OPEN RATE < 20%

0,25% < LAPORAN SPAM < 0,4% (minimal 6 laporan spam)

0,7% < RASIO BOUNCE < 1,8% (minimal 30 email bounce)

Risiko rendah:

OPEN RATE > 20%

LAPORAN SPAM < 0,25%

RASIO BOUNCE < 0,7%

Karantina:

Email yang dikirim dalam 24 jam terakhir akan diperiksa.

Jika salah satu ambang batas terlampaui, pengguna akan langsung dipindahkan ke pool karantina:

LAPORAN SPAM > 1%

RASIO BOUNCE > 5%

Kami memeriksa minimal 1000 email yang dikirim hingga 5 hari sebelumnya.

Jika Anda berada di grup karantina atau merah, kami menyarankan Anda untuk mengikuti petunjuk di atas serta halaman bantuan berikut untuk menafsirkan statistik Anda dengan benar dan memperbaikinya demi meningkatkan deliverability email Anda.

5. Analisis statistik email Anda

Untuk memastikan deliverability email yang baik, kami memantau aktivitas pengguna setiap hari.

Jika kami melihat bahwa salah satu indikator terlalu tinggi secara tidak wajar, kami akan menangguhkan pengiriman email dari akun pengguna sebagai langkah keamanan (demi kepentingan seluruh pengguna systeme.io).

Berikut beberapa panduan untuk menafsirkan angka-angka tersebut:

• Rasio bounce:

Kurang dari 0,5% ⇒ OK

Antara 0,6% dan 1,9% ⇒ Coba cari penyebabnya.

2% atau lebih ⇒ Masalah kritis, segera hubungi dukungan pelanggan.

• Laporan spam:

Di bawah 0,08% ⇒ OK

Antara 0,08% dan 0,19% ⇒ Cari alasan mengapa laporan spam tinggi.

0,2% atau lebih ⇒ Masalah kritis, Anda perlu menghubungi dukungan pelanggan sesegera mungkin.

• Open rate:

20% atau lebih ⇒ Open rate baik.

Antara 10% dan 20% ⇒ Open rate rata-rata.

Kurang dari 10% ⇒ Anda perlu membersihkan daftar kontak Anda.