Menyiapkan kampanye surel: panduan untuk skenario umum dan pertimbangan utama

Panduan ini mencakup skenario paling umum yang mungkin Anda temui saat menyiapkan kampanye surel Anda, beserta praktik terbaik untuk memastikan otomasi Anda berjalan lancar.

1. Urutan pengiriman surel

Urutan surel dalam sebuah kampanye mengikuti logika dari atas ke bawah: surel yang berada di atas adalah yang pertama dikirim. Namun, harap perhatikan bagaimana perilaku surel baru sebelum diaktifkan.

Ketika Anda menambahkan surel baru ke sebuah kampanye, surel tersebut muncul di bagian atas daftar selama masih tidak aktif (ditandai dengan titik abu‑abu). Karena tidak memiliki instruksi "kirim setelah" yang spesifik, surel tersebut tidak terintegrasi ke dalam urutan kronologis kampanye.

2. Menambah surel baru ke urutan yang aktif

Jika Anda menambahkan surel baru ke awal atau tengah urutan, hanya kontak yang belum mencapai langkah tersebut yang akan menerimanya.

Kontak yang sudah melewati titik tersebut dalam urutan tidak akan menerima surel baru tersebut secara retroaktif.

Contoh Skenario:

Pertimbangkan logika urutan berikut:

• "Surel 1" dikirim pertama kali ke 9 kontak.
• Kemudian Anda menyisipkan "Surel Baru" di posisi kedua.
• "Surel 2" tetap di posisi ketiga dan sudah dikirim ke 12 kontak.

Poin Penting:

• Kontak yang saat ini berada di langkah sebelumnya akan menerima "Surel Baru" berikutnya.
• Kontak yang sudah melangkah lebih jauh (dan sudah menerima "Surel 2") tidak akan menerima surel yang disisipkan.

Singkatnya, surel yang disisipkan hanya dikirim kepada kontak yang belum mencapai tahap spesifik itu dari kampanye.

3. Menambahkan surel ke langkah terakhir kampanye

Ketika Anda menambahkan surel sebagai langkah terakhir, surel tersebut akan dikirim ke semua kontak yang masih berlangganan kampanye.

Catatan: Bahkan setelah sebuah kontak menerima surel terakhir dalam sebuah urutan, mereka tetap "berlangganan" pada kampanye tersebut kecuali secara spesifik dihapus. Oleh karena itu, menambahkan langkah terakhir baru akan memicu pendaftaran untuk kontak yang sudah ada tersebut.

4. Cara kerja jeda untuk surel yang baru ditambahkan

Saat menambahkan surel ke tengah atau akhir urutan, penting untuk memahami bagaimana sistem menghitung jeda antar surel.

Contoh:

Kampanye Anda saat ini memiliki 2 surel:

• Surel 1: Dikirim 5 menit setelah berlangganan.
• Surel 2: Dikirim 24 jam setelah surel pertama.

Seorang kontak mendaftar pada 01/01/2025 pukul 10:00.

• Mereka menerima Surel 1 pada 10:05.
• Mereka menerima Surel 2 pada 01/02/2025 pukul 10:05.

Pada 01/15/2025, Anda menambahkan Surel 3, diatur untuk dikirim 24 jam setelah surel sebelumnya.

Dalam kasus ini, untuk kontak yang sudah menerima Surel 2, Surel 3 akan dikirim segera.

Mengapa? Karena jeda 24 jam dihitung dari tanggal surel terakhir diterima (2 Januari), bukan dari tanggal Anda menambahkan surel baru ke sistem (15 Januari). Karena lebih dari 24 jam telah berlalu sejak 2 Januari, kondisi tersebut terpenuhi secara instan.

Selalu ingat bahwa jeda pengiriman bergantung pada progres nyata kontak melalui urutan, bukan pada saat surel dibuat.

5. Kondisi pengiriman surel dan penjadwalan

Semua kondisi yang dikonfigurasikan harus dipenuhi sebelum mengirim surel kampanye. Jika sebuah kondisi tidak terpenuhi segera, pengiriman surel akan ditunda hingga jendela waktu berikutnya tersedia.

Anda dapat mengonfigurasi hingga tiga parameter spesifik:

Opsi Penjadwalan:

1. Atur Jeda

   Pilih interval waktu antar surel dalam urutan (Hari, Jam, atau Menit).

2. Pilih Waktu Tertentu

   Tentukan jam tepat dalam sehari ketika surel harus dikirim.

3. Pilih Hari Pengiriman

   Pilih hari dalam minggu ketika surel diizinkan dikirim.

Contoh:

Anda menjadwalkan Surel 2 dengan kondisi berikut:

• Dikirim 2 hari setelah Surel 1
• Pada pukul 10:00
• Hanya Senin hingga Jumat

Jika Surel 1 dikirim pada hari Kamis pukul 15:00:

• Jeda 2 hari mendorong jadwal pengiriman ke Sabtu pukul 15:00.
• Namun, karena surel dibatasi pada hari kerja dan slot waktu pukul 10:00, pengiriman akan ditunda hingga Senin berikutnya pukul 10:00.

6. Memodifikasi kondisi dalam kampanye aktif

Penting untuk memahami bagaimana perubahan pengaturan memengaruhi kontak yang sudah terdaftar dalam sebuah urutan.

• Skenario: Kontak saat ini terdaftar dan telah menerima beberapa surel.
• Tindakan: Anda memodifikasi kondisi pengiriman untuk surel mendatang dalam urutan tersebut.

Hasil:

• Kondisi baru berlaku hanya untuk kontak baru yang berlangganan kampanye setelah perubahan disimpan.
• Kontak yang sudah ada dalam urutan akan terus menerima surel berdasarkan kondisi asli yang berlaku saat mereka pertama kali berlangganan.

Pro tip: Anggaplah kampanye seperti sebuah kereta di rel. Setiap "gerbong" (kontak) mengikuti tata rel yang ada saat mereka memulai perjalanannya. Mengubah tata rel di tengah perjalanan tidak akan mengalihkan gerbong yang sudah berada di rel; hanya gerbong baru yang akan mengikuti jalur baru.

Contoh Perbandingan:

Kampanye Awal:

Menerapkan Perubahan:

Anda mengubah Surel 3 dari Jumat menjadi Sabtu pukul 15:00.

Dampak:

• Kontak yang Ada: 200 kontak yang sudah ada dalam kampanye tidak akan terpengaruh. Mereka tetap akan menerima Surel 3 pada hari Jumat pukul 15:00.
• Kontak Baru: Kontak mana pun yang berlangganan setelah perubahan akan menerima Surel 3 pada hari Sabtu pukul 15:00.

7. Menonaktifkan dan mengaktifkan kembali surel

Berhati‑hatilah saat mengaktifkan kembali surel kampanye

Jika Anda menonaktifkan semua surel dalam sebuah kampanye sementara kontak masih terdaftar, mengaktifkan kembali surel tersebut akan menyebabkan mereka dikirim ulang ke semua kontak yang saat ini terdaftar, bahkan jika mereka pernah menerimanya sebelumnya.

Untuk menghindari pengiriman surel duplikat, yang dapat merusak reputasi pengirim Anda dan menyebabkan keluhan spam, kami menyarankan membuat kampanye baru daripada mengaktifkan kembali surel lama untuk kontak yang sudah ada.

Praktik Terbaik:

• Hanya nonaktifkan sebuah surel jika Anda yakin surel tersebut tidak boleh dikirim lagi.
• Jika Anda perlu membuat perubahan signifikan pada sebuah urutan aktif, lebih aman membangun kampanye baru dengan konten yang diperbarui.

8. Kontak yang berhenti berlangganan tetapi masih terdaftar

Ketika sebuah kontak berhenti berlangganan dari surel pemasaran (buletin, kampanye, dll.) atau menjadi tidak dapat dijangkau (karena pantulan), systeme.io tidak secara otomatis menghapusnya dari kampanye.

Ini berarti:

• Kontak tetap terdaftar dalam kampanye.
• Mereka terus maju melalui langkah‑langkah urutan sesuai jeda dan kondisi yang ditetapkan.
• Mereka tidak menerima surel sementara status mereka "Berhenti berlangganan" atau "Terpantul".

Jika status kontak berubah kembali menjadi "Berlangganan" nanti:

• Mereka akan melanjutkan menerima surel mulai pada langkah mana pun yang telah mereka capai dalam garis waktu.

Kesimpulannya: Urutan kampanye tidak pernah berhenti, bahkan jika kontak sementara tidak dapat menerima pesan.

Tips Terakhir untuk Meningkatkan Pengiriman:

Elemen surel seperti HTML yang kompleks, penggunaan font berlebihan, gambar berukuran besar, dan terlalu banyak emoji dapat meningkatkan 'berat' surel Anda. Surel yang besar atau terlalu kompleks lebih mungkin ditandai oleh filter spam atau ditolak oleh server penerima.

Untuk memaksimalkan jangkauan Anda, jaga surel Anda tetap bersih, ringan, dan fokus pada konten yang jelas dan relevan. Ini memastikan peluang terbaik untuk langsung masuk ke kotak masuk pelanggan Anda.